Excel 新手别从 100 个函数背起——先吃透这 10 个，日常 90% 的表格都够用了。
我见过太多人买了厚厚的 Excel 教程，翻两页就放弃。问题不在笨，在顺序错了。函数的学习应该按"用到的频率"排，不是按字母顺序排。下面这 10 个，是我从实际工作里筛出来的高频刚需，每一个我都给：一句话讲清、一个例子、一个新手最容易踩的坑。
开始之前先统一口径：所有函数都用英文输入，函数名后面跟括号，=函数名(参数) 是固定格式。不用死记格式，记住"每个函数解决什么问题"，用的时候来查都行。
1. SUM：求和，一切的基础
一句话：把一串数字加起来。
例子：=SUM(B2:B10)，把 B2 到 B10 的数字求和，比如一列报销金额的总和。冒号表示"从……到"，这是所有区域函数通用的写法。
坑：求和结果不对，先别怀疑函数，去检查三样东西：范围是不是漏了一行、有没有混进标题行的文字、单元格是不是"文本格式"的数字（文本格式的数字不参与计算，左上角常有个绿色小三角，这是最隐蔽的）。
2. AVERAGE：平均值
一句话：算一列数字的平均。
例子：=AVERAGE(C2:C31)，算一个月的平均日销售额，或者全班的平均分。
坑：区域里的空白单元格，AVERAGE 会直接忽略不计——分母变小了，平均值会被"抬高"。缺考的同学成绩空白，和他考了 0 分，是两个概念。想算准，先确认空白到底是"没数据"还是"0"，缺考的最好先补 0 再算。
3. MAX / MIN：找最大最小
一句话：从一堆数里挑出最大或最小的那个。
例子：=MAX(D2:D100) 找最高分，=MIN(D2:D100) 找最低价，或者找项目周期里最长的一次耗时。
坑：和 AVERAGE 一样，注意区域里混入的标题行文本会被忽略——但如果数据里有异常值（比如多打了个 0，998 写成 9980），MAX 会毫不犹豫地报出来。有时候这恰恰是录入错误的信号，看到离谱的最大值先别当真，回去核对原始数据。
4. COUNT / COUNTA：数个数
一句话：COUNT 数"有多少个数字"，COUNTA 数"有多少个非空单元格"。
例子：统计签到人数——A 列是姓名，用 =COUNTA(A2:A50)；统计已交作业的人数——成绩列是数字，用 =COUNT(B2:B50)，空白和文字都不算。
坑：这两个最容易搞混。数人名用 COUNTA，数成绩个数用 COUNT。选错了，人数统计直接翻车。记住口诀：看见文字找 A（COUNTA），只数数字用 COUNT。
5. IF：让表格自己做判断
一句话：满足条件显示 A，不满足显示 B。
拆解一下：IF 有三个参数——判断条件、条件成立时显示什么、条件不成立时显示什么。这三样对齐，公式就跑得通。
例子：=IF(B2>=60,"及格","不及格")，成绩自动判定；=IF(C2>10000,"达标","未达标")，销售目标自动标注。
坑：条件和结果中的文本都要用英文引号，数字不用。符号顺序别写反，是 >= 不是 =>。多层判断可以嵌套 IF（比如优秀/良好/及格三档），但超过三层就别硬套了，可读性崩了以后你自己都看不懂，考虑用下面的 SUMIF/COUNTIF 思路或者辅助列。
6. VLOOKUP：跨表查数据，职场第一刚需
一句话：拿着一个值，去另一张表里把对应的信息"查"回来。
例子：有一张员工表（工号、姓名、部门），现在要在工资表里根据工号自动带出姓名：=VLOOKUP(A2,员工表!A:C,2,0)。A2 是工号，去员工表的 A 到 C 列找，返回第 2 列（姓名），最后的 0 表示精确匹配。员工表!A:C 这种写法叫跨表引用，表名加感叹号。
坑：新手 90% 的 VLOOKUP 报错，都是因为查找值不在第一列——VLOOKUP 只能从左往右查，工号必须在被查区域的最左边。如果工号在 B 列，区域就得从 B 列开始写。另外最后一个参数永远写 0（精确匹配），写 1 或者省略了，结果会莫名其妙地错，而且不报错，最难查。
7. SUMIF：按条件求和
一句话：只加符合条件的那部分。
例子：=SUMIF(A:A,"销售部",C:C)——A 列是部门，C 列是业绩，把"销售部"的业绩单独加总。做费用统计、部门核算天天用得到。
坑：三个参数的区域大小要对齐。条件区域和求和区域错位一格，结果就全错，而且不报错，最难查。写完先拿一两个数手动验算，养成习惯能省掉无数返工。条件里如果要表达"大于 1000"，写成 ">1000" 就行，比较符号要放在引号里。
8. COUNTIF：按条件计数
一句话：数符合条件的有几个。
例子：=COUNTIF(B:B,">=90") 数 90 分以上的人数；=COUNTIF(A:A,"北京") 数北京地区有几条记录；=COUNTIF(C:C,"迟到") 统计考勤异常次数。
坑：条件里带比较符号（>=、<）必须用英文引号包起来；纯文本条件也要加引号。数字条件如果写成 =COUNTIF(B:B,90) 是可以的，但一加符号就必须引号。通配符 * 可以用，比如 =COUNTIF(A:A,"*北京*") 能匹配所有包含"北京"的单元格，这个小技巧关键时刻很好用。
9. TEXT：给数字换个样子
一句话：把数字/日期按指定格式显示成文本。
例子：=TEXT(A2,"yyyy-mm-dd") 把日期显示成 2025-08-27 的样子；=TEXT(B2,"0.00%") 把 0.85 显示成 85.00%；做报表标题时，=TEXT(TODAY(),"yyyy 年 m 月") 自动生成"2025 年 8 月"。
坑：TEXT 的结果是文本，不能再参与数值计算。“看着对但算不了"的报表，多半是这个原因。记住原则：只在最后呈现的时候用 TEXT，中间计算环节别用它。
10. LEFT / RIGHT / MID：从文本里抠字
一句话：LEFT 从左边取几个字，RIGHT 从右边，MID 从中间指定位置取。
例子：身份证号前 6 位是地区码，=LEFT(A2,6)；手机号后 4 位，=RIGHT(A2,4)；从第 7 位开始取 8 位生日，=MID(A2,7,8)。处理工号、订单号这种有固定格式的编码特别好用。
坑：MID 的第二个参数是"从第几位开始”，不是"到第几位"。数位置的时候从 1 开始数，别从 0 开始。抠出来的生日是文本格式，想算年龄还得配合日期函数转一下，别直接拿去减。
进阶小课堂：$ 绝对引用
学会 10 个函数后，下一个必须懂的符号是 $。平时你拖公式，里面的引用会跟着"相对移动"——比如 B2 的公式拖到 B3，里面的 A2 会变成 A3，这是相对引用，大部分时候是你想要的。但做 VLOOKUP 的时候，查找区域 员工表!A:C 你希望它永远不动，这时候就要写成 员工表!$A:$C，加上 $ 的行列被"锁死"，怎么拖都不动。半锁（$A2 或 A$2）可以只锁列或只锁行，做表头交叉引用时用得上。记住：拖公式之前，先想好哪个引用该锁，这一步做好，能消灭一半的公式错误。
综合练习：拿一张工资表串起来
学完了别散着练，找一张工资表（网上搜模板也行），按这个顺序走一遍：先用 SUM 算工资总额、AVERAGE 算平均工资；用 MAX/MIN 找出最高最低；用 COUNTIF 数各部门人数；用 SUMIF 按部门汇总工资；用 VLOOKUP 把另一张表的考勤数据匹配进来；用 IF 标出"高于平均"的人；最后用 TEXT 生成报表标题。这一套走完，10 个函数就全活了。
怎么练，才不白学
别对着教程空练。拿你手头真实的一张表——自己的记账本、部门的销售数据——把 10 个函数挨个往上套。用真实数据练一遍，抵背十遍公式。练的时候报错很正常，报错信息就是最好的老师，#N/A 多半是 VLOOKUP 没找到，#DIV/0! 是除数为零，#VALUE! 是类型对不上。
最后提醒：函数这东西，用进废退。这周学的，下周不用就忘。建议收藏这篇，遇到具体问题回来查对应的那一个，比从头再学一遍快得多。等你这 10 个用顺了，再去碰数据透视表和 XLOOKUP，那时候你会发现，所谓的"Excel 高手"，也不过是把基础函数用得比你熟而已。
还有一句掏心窝的话：别指望"学完这篇就精通 Excel"。这 10 个函数是入场券，真正的精通，来自你之后每一次在真实表格里翻车、查错、改对的过程。入场券的价值，在于让你有资格开始翻车。